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La flotilla de autos de una empresa representa inversiones fuertes y gastos continuos; sin embargo, esto se puede convertir en una ventaja competitiva si se planea y se administra adecuadamente. Ya sea que la empresa adquiera sus autos u opte por la renta de los autos a una empresa externa.
Algunas compañías deciden la renta de autos con una empresa externa para facilitar el manejo de la flotilla, ya que la arrendadora se encargará de los problemas que puedan surgir al administrar una flotilla de coches.
Las grandes cantidades de dinero necesarias para adquirir las unidades y los gastos por el costo de la administración de la flotilla pueden afectar de forma importante el desempeño financiero de la empresa. Por ello, planear y administrar adecuadamente la flota de autos permite ahorros que se traducen en productividad y eficiencia para las compañías.
Para este artículo la palabra planeación está relacionada con la adquisición de unidades, y la palabra administración con la gestión de las unidades con que cuenta la organización.
Cuando hablamos de planear la flotilla de autos de una organización, debemos comenzar con una investigación profunda sobre las necesidades específicas de la empresa en relación con los medios de transporte. Este diagnóstico permitirá determinar el número de unidades, el tipo, el tamaño y las características de la flota.
Las principales variables a tomar en cuenta son el tamaño de la empresa, su situación financiera, su liquidez, el objetivo de la flotilla, dónde se utilizará, en qué periodos de tiempo, por cuánto tiempo y si existen temporalidades en el giro de negocio.
Cuando ya tenemos los autos, la siguiente etapa es administrarlos de forma eficiente. El primer paso es definir las variables por medio de las cuales se medirá el desempeño de cada una de las unidades.
Entre las variables más importantes están: porcentaje de tiempo que las unidades se encuentran paradas, kilometraje promedio, gastos de mantenimiento, litros de aceite y gasolina, número de refacciones compradas por auto, principales problemas mecánicos y modelos promedio de las unidades.
Con el seguimiento puntual de estas variables y un análisis minucioso se pueden disminuir los gastos de administración de la flotilla, incrementando su productividad.
Los expertos sugieren que solamente se tengan las unidades que la empresa necesita. La renta de autos permite aumentar o disminuir el número de coches según la época del año que lo requiera.
Si se planea bien, se sigue una buena administración y se toma una buena decisión en cuanto a compra o renta de autos, se mejorará la productividad y la eficiencia de la flotilla.
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